Красивое портфолио показывает вкус, но не систему управления. Перед выбором агентства проверьте, кто отвечает за проект, из чего состоит смета и что произойдёт, если меняется погода, площадка или спикер.
1. Кто будет вести проект после продажи
Попросите познакомить с продюсером и уточните его полномочия. Важно, чтобы один человек видел бюджет, тайминг, подрядчиков и решения заказчика.
2. Как агентство понимает задачу
Сильная команда спрашивает не только дату и число гостей, но и контекст: что изменилось в компании, для кого событие, какое действие или ощущение должно остаться после него.
3. Насколько прозрачна смета
В смете должны быть видны объёмы, единицы, комиссии, налоги, доставка, монтаж, сверхурочные и резерв. Формулировка «техническое обеспечение — 800 000» без состава создаёт риск.
4. Какие есть планы Б
Попросите назвать три главных риска проекта и решения по каждому. Для улицы — погода, для конференции — интернет и спикеры, для шоу — техника и безопасность.
5. Что агентство делает само
Нет ничего плохого в подрядчиках. Важно понимать, кто их выбирает, проверяет, координирует и несёт ответственность за результат.
6–12. Короткий чек‑лист
Сроки согласований; права на музыку и контент; охрана труда и медпомощь; порядок изменений; защита персональных данных гостей; отчётные документы; формат post‑event и передачи материалов.
